如何开展海外会议?进行海外会议须知!

如何开展海外会议?进行海外会议须知!

2021年12月24日 | 作者: 信尔吉国际

  在当今时代,在国际范围内开展业务是司空见惯的。许多企业主、经理、企业家和其他人发现自己参与了海外会议。在国际商务网络和海外会议方面,有一些重要的提示和策略需要牢记。


  会前先联系


  在国际或海外商务会议之前采用的一个简单策略是在会议之前与参与者联系。换句话说,会前介绍和访问可以在很大程度上确保会议本身的顺利进行。如果参与者以前从未见过面并且根本不认识彼此,这一点尤其重要。


  这种类型的会前连接可以像电话一样简单,甚至可以像腾讯会议或类似类型的视频会议会话一样简单。无论如何,这不需要长时间的会议。它可以简短明了,重点是在主要事件之前的第一次介绍。


  了解正确的商务会议礼仪


  在准备国际网络和海外商务会议时要采用的一个关键策略是学习适当的商务会议礼仪。现实情况是,商务会议的礼仪和期望因国家/地区而异——有时差异很大。因此,在海外商务会议之前,了解预期参加会议的人的习俗和礼仪要求至关重要。


  当有来自不同国家的人参加海外商务会议时,这会变得更加复杂。这种情况不仅需要了解不同国家的商务会议习俗和期望,而且需要能够在出席者之间取得平衡。


  咨询国际会议策划师


  由于海外商务会议的潜在复杂性,通常可靠的解决方案是聘请国际会议策划者的服务。国际会议策划者不仅可以协助处理基本的后勤事务,还可以协助处理许多其他事务。


  例如,这种类型的会议策划者可以帮助确定与会议参与者相关的期望和礼节是否到位并得到遵守。这种性质的会议计划将确保所有参与者都感到舒适并得到适当的安排。



  在海外会议之前分发议程


  一般来说,人们不喜欢感到惊讶。此外,个人喜欢为会议做好准备。为海外会议采取的一个关键步骤是确保所有参与者在安排会议之前的适当时间有一个完整的议程。


  通过在会议之前的适当时间分发议程,参与者知道对他们的期望。此外,他们可以为会议做好充分准备。此外,如果存在语言或相关问题,可以在分发议程时和会议召开之前确定和解决这些问题。


  为会议参与者建立一个在线小组


  规划海外会议(或相关类型的国际网络)时要考虑的另一种策略是建立某种类型的在线小组。Facebook 提供了一个很好的例子,说明海外商务会议的参与者如何建立和使用这种类型的在线群组。


  该组可以在会议之前建立,并在会议发生后保持活跃。这样的在线群组,就像在 Facebook 上的一样,允许会议参与者聚集在一起并进行有效沟通。群组成员可以通过 Facebook 或类似类型的在线群组提问和分享想法。


  节省差旅费用


  当然,存在允许个人与来自世界各地的人开会的技术——在他们自己舒适的家中或办公室。然而,注意到这一点,在很多情况下,参与者之间只有面对面的会议才能做到。


  现实情况是,实体世界中的海外会议对组织者和参与者来说都可能代价高昂。差旅费用可能是与全球参与者面对面会议的更昂贵的组成部分之一。


  商业包机旅行选项代表了一种可以控制和控制与运输相关的成本的方式。在商业包机旅行选项方面,会议组织者和参与者有多种选择。其中包括飞进飞出包机,它可以为一些(如果不是所有)海外会议参与者提供交通服务。


  精选且经验丰富的会议主持人


  除了在国际舞台上运作的会议策划者之外,还有会议协调者。虽然会议策划者在组织活动方面有更全面的看法,但会议主持人的任务是确保特定会议按计划进行。


  通常,会议主持人实际上是参与者之一。但是,正如刚才所指出的,有专业的协调员可以与参与者合作,以确保会议的顺利进行。


  包括非正式的商业网络国际机会


  国际商业网络对于促进企业、组织或专业人士的利益可能是基础。充分利用海外会议的另一个策略是确保有时间进行与业务相关的网络。


  当然,会议本身就是一个建立联系的机会。然而,通过为非正式网络留出时间,参与者可以建立更有意义的关系。


  这种类型的非正式网络既可以与实体世界会议相关联,也可以与在网络空间举行的会议相关联。在现实世界的会议中,用餐时间甚至鸡尾酒时间都可以成为社交的理想时间。像 Facebook 群组这样的东西为与海外会议相关的非正式商业网络提供了一个出口。


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  收集参与者的想法和建议


  海外商务会议通常有一个组织者或一个组织者团队。虽然他们负责将事件拉到一起,但他们不应该只对自己进行操作。相反,对于海外会议组织者来说,重要的是联系其他参与者以收集有关预定海外商务会议的建议和建议。


  通过采取这种策略,参与计划会议的每个人都对流程和活动本身具有主人翁意识。再一次,像 Facebook 群组这样的东西为会议参与者提供了一个易于使用的门户,以传达与海外商务会议相关的建议、推荐和信息。


  应该在规划过程的早期就从参与者那里寻求想法和建议。此外,会议组织者也应鼓励和收集会后批评。

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作者:信尔吉国际

信尔吉国际战略咨询(Xinergy Global™️)专注于中国企业的出海咨询服务,在特拉维夫、上海、成都均有办公室。信尔吉拥有丰富的对华咨询经验和优秀的国际团队,结合科学方法和技巧,开发了一套独特的、经济高效的业务发展方法(The Xinergy Method),并享有极高的声誉。

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